Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist ein Open-Source Dokumentenmanagementsystem, das deine Papierberge in ein durchsuchbares digitales Archiv verwandelt. Rechnungen, Verträge, Briefe – alles wird gescannt, per OCR erkannt und automatisch kategorisiert.
Die intelligente Auto-Matching-Funktion lernt aus deinen Entscheidungen. Nach 50-100 Dokumenten sortiert Paperless neue Dokumente fast vollautomatisch in die richtigen Ordner und vergibt Tags.
Warum Paperless-ngx selbst hosten?
Cloud-Dokumentendienste wie DocuWare oder Adobe Scan kosten 10-30€/Monat und speichern deine sensiblen Dokumente auf fremden Servern. Rechnungen, Steuerbescheide, Verträge – willst du das wirklich bei einem US-Anbieter lagern?
Mit Paperless-ngx auf einem deutschen VPS bleiben deine Daten DSGVO-konform in Deutschland. Du zahlst nur den Server (~5€/Monat) und hast unbegrenzten Speicher. Perfekt für Freelancer, Selbstständige und datenschutzbewusste Privatpersonen.
| Aspekt | Cloud-Dienste | Paperless-ngx Self-Hosted |
|---|---|---|
| Kosten | 10-30€/Monat | ~5€/Monat (VPS) |
| Speicher | Begrenzt | Unbegrenzt (VPS-Limit) |
| Datenschutz | US/EU-Cloud | 100% lokal/DE |
| Automatisierung | Teilweise | Vollständig |
Hardware-Anforderungen
Paperless-ngx ist moderat ressourcenhungrig. Die OCR-Verarbeitung (Tesseract) braucht CPU-Power, läuft aber im Hintergrund. Während des Imports kann die CPU-Last kurzzeitig auf 100% steigen.
NVMe-Speicher beschleunigt die Volltextsuche erheblich – bei großen Archiven (1000+ Dokumente) merkst du den Unterschied sofort.
| Nutzung | RAM | CPU | Storage |
|---|---|---|---|
| Privatperson (~50/Monat) | 2 GB | 2 Kerne | 20 GB |
| Freelancer (~150/Monat) | 4 GB | 2-4 Kerne | 50 GB |
| Kleinunternehmen (~300/Monat) | 6 GB | 4 Kerne | 100 GB |
| Unternehmen (~500+/Monat) | 8+ GB | 4+ Kerne | 200+ GB |
Installation in 10 Minuten
Paperless-ngx läuft am besten mit Docker Compose. Die offizielle docker-compose.yml enthält alles: PostgreSQL-Datenbank, Redis für Queues, Gotenberg für Office-Dokumente und Tika für Metadaten-Extraktion.
Nach dem Start erreichst du das Web-Interface unter Port 8000. Der erste User wird automatisch Admin. Dokumente kannst du per Drag & Drop, E-Mail-Import oder Scanner-Integration (via consume-Ordner) hinzufügen.
Unsere Empfehlung
Für Privatpersonen mit ~50 Dokumenten/Monat reicht Hetzner CX22 mit 4 GB RAM für etwa 4€/Monat.
Für Freelancer und kleine Büros empfehlen wir Netcup RS 2000 mit 8 GB RAM und 320 GB NVMe für etwa 9€/Monat – genug für jahrelange Archivierung.
Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen: Contabo Cloud VPS M mit 16 GB RAM und 400 GB NVMe für etwa 10€/Monat.
