Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx nimmt deine Dokumente entgegen, erkennt den Text per OCR und sortiert sie automatisch. Rechnungen, Verträge und Briefe werden so an einem Ort durchsuchbar:
- OCR (Texterkennung): Gescannte PDFs und Fotos werden durchsuchbar.
- Auto-Tagging: Lernende Zuordnung zu Kategorien wie 'Rechnung', 'Versicherung' oder 'Steuer'.
- Volltextsuche: Dokumente über ihren Inhalt finden.
- Consume Folder: Dateien in einen Ordner legen – Paperless verarbeitet sie automatisch.
- Korrespondenten: Absender wie Telekom oder Versicherung werden erkannt.
- Mobile-Friendly: Responsive Weboberfläche für den Zugriff vom Smartphone.
VPS-Anforderungen
Paperless-ngx braucht moderat Ressourcen – vor allem die OCR beansprucht die CPU:
| Komponente | Minimum | Empfohlen | Für viele Dokumente |
|---|---|---|---|
| RAM | 2 GB | 4 GB | 8 GB |
| CPU | 2 Kerne | 2–4 Kerne | 4+ Kerne |
| Storage (System) | 10 GB | 20 GB | 20 GB |
| Storage (Dokumente) | Nach Bedarf | — | — |
Die OCR-Verarbeitung läuft im Hintergrund. Während eines Imports arbeitet die CPU kurzzeitig unter Volllast.
Storage-Rechner: Wie viel Speicher brauchst du?
Der Speicherbedarf hängt von Anzahl und Qualität der Dokumente ab. Die Werte sind grobe Richtwerte:
| Dokumente/Jahr | Durchschnittlich | Mit Archivversion | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| ~100 (Privatperson) | ~500 MB | ~1 GB | 20 GB reichen |
| ~500 (Freelancer) | ~2–3 GB | ~5 GB | 40 GB |
| ~2.000 (Kleinunternehmen) | ~10 GB | ~20 GB | 80+ GB |
| ~10.000+ (Business) | ~50 GB | ~100 GB | Eigener Speicher |
Paperless behält immer das Original und legt zusätzlich eine durchsuchbare Archivversion an. Wer auf die Archivversion verzichtet, spart Platz; das Original bleibt erhalten.
Typischer Workflow
So nutzt du Paperless im Alltag:
- Dokument scannen: mit einer Smartphone-App, einem Scanner mit Netzwerk-Upload oder direkt als E-Mail-Anhang.
- In den Consume-Folder legen: per SMB-Freigabe, SFTP oder Mail-Weiterleitung.
- Paperless verarbeitet automatisch: OCR, Texterkennung, Auto-Tagging und Erkennung des Korrespondenten.
- Bei Bedarf nachbearbeiten: Datum korrigieren, Tags ergänzen, Dokumententyp setzen.
- Papier-Original: Ob Originale vernichtet werden dürfen, hängt vom Dokument ab – bei steuer- oder rechtsrelevanten Unterlagen vorher mit der Steuerberatung klären.
Auto-Matching: Paperless lernt mit
Paperless lernt aus deinen Entscheidungen:
- Korrespondenten: Nach einigen zugeordneten Dokumenten eines Absenders erkennt Paperless neue automatisch.
- Dokumententypen: Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge anhand des erkannten Texts.
- Tags: Eigene Tags wie 'Steuer' oder 'Wichtig' werden vorgeschlagen.
Mit jeder Zuordnung werden die Vorschläge genauer. Kontrolliere neue Dokumente anfangs trotzdem regelmäßig.
Integrationen
Paperless lässt sich mit anderen Tools verbinden:
- E-Mail-Import: Leite Rechnungs-E-Mails an ein Postfach weiter – Paperless importiert die Anhänge.
- Scanner: Netzwerk-Scanner, die per FTP oder SMB in den Consume-Folder speichern.
- n8n: Workflows automatisieren, zum Beispiel neue Rechnung → Datei ablegen → Buchhaltung benachrichtigen.
- Nextcloud: Ein Nextcloud-Ordner lässt sich als Consume-Folder einbinden, etwa per WebDAV oder Synchronisationswerkzeug.
Datenschutz und Aufbewahrung
Deine Dokumente liegen auf einem Server, den du selbst betreibst – wenn du einen Standort in Deutschland wählst, auch dort. Ein Cloud-Dokumentendienst verarbeitet sie nicht; der VPS-Anbieter stellt nur die Infrastruktur.
Verarbeitest du Dokumente anderer Personen (Kunden, Mitarbeitende), bist du für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich, in der Regel auch für einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hoster. Für Rechnungen und Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen – kläre sie und die Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv mit deiner Steuerberatung.
